申請人須帶備所需文件及費用，由持牌殮葬商的代表陪同，於辦公時間內（平日上午九時十五分至下午十二時卅分及下午二時至四時卅分，星期六上午九時十五分至下午十二時卅分）到火葬預約聯合辦事處辦理申請手續。
本署火葬場的火葬服務是依照下列程序安排的：
- 申請人必須填妥安排私人火葬申請書，並可預訂由翌日起計15天內火葬場尚未接訂的正常爐期。
- 若申請人授權持牌殮葬商職員或其他人士代辦預訂火葬時段，申請人必須填妥及簽署安排私人火葬申請書的丙部及庚部，而獲授權人則須在丙部簽署。持牌殮葬商則須在戊部簽署及蓋上其印章。
- 在遞交申請表時，須出示先人「死亡登記證明書」及「火葬許可證」正本、以及先人、申請人及獲授權人的香港身分證／護照的副本以供核實。
- 若申請人並非先人家屬(例如朋友)，申請人須於申請表的己部填寫受托人或家屬資料及聯絡方法，並出示相關証明文件以供核實；或先人在港並無親人，申請人須提供相關證明文件。申請人如未能提供有關資料，須說明原因，否則申請將不獲批准。
- 此外，在申請表所填報的資料，均須真確無訛。如所提供的資料經查明失實或作出虛假聲明，有關申請將不獲批准，如已獲批准亦將會被撤回，申請人亦可能須為提供虛假資料或聲明負上相關的法律責任。
- 本署會以先到先得的方式處理預約火葬申請。
火葬場預訂辦事處:
- 灣仔皇后大道東 213 號，胡忠大廈 18 樓 (電話號碼: 2961 8842)
- 九龍深水埗長沙灣道303號長沙灣政府合署 1 樓 (電話號碼: 2150 7502)